L'agilité, un facteur essentiel au succès des projets de systèmes d'informations de gestion .

Au-delà des effets de mode, le terme « agilité » correspond bien à une exigence d'efficacité et de rapidité dans la mise en place des systèmes d'informations de gestion modernes.

De quoi s'agit-il ?

Traditionnellement, la mise en œuvre d'un système d'informations tel qu'un ERP passait par trois phases.

- Une première phase d'expression générale des besoins (processus, modèles de gestion, fonctionnalités  de gestion, ROI, etc.)
 
- Une deuxième phase de conception détaillée préalable à l'intégration (définition des restitutions, dossier  de paramétrage, modèle conceptuel de données, etc.) 

- Une troisième phase d'intégration à proprement parler (mise en œuvre des interfaces, paramétrages, recettage, transfert de données, etc.).

Les évolutions modernes des outils beaucoup plus intégrés autour de processus prédéfinis font que les structures  de données ainsi que les restitutions sont souvent prédéfinies.  L'entreprise achète des processus standards alimentés par des structures de données également standards.

Dans ce contexte, la deuxième phase de conception détaillée tend à devenir presque virtuelle car incorporée a priori dans le progiciel. En lieu et place, pour plus d'agilité, une méthode efficace consiste à organiser des ateliers de conception détaillée,  à cheval sur les deuxième et troisième phases, consistant à impliquer directement les utilisateurs dans le processus  de paramétrage des règles de gestion avec lesquelles ils pensent nécessaire de travailler à l'avenir.

Par exemple : un directeur des comptabilités paramètrera directement ses balances, ses journaux et autres cycles  de travail. Cette démarche, en temps réel, présente le double avantage de faciliter l'appropriation par les utilisateurs  - qui définissent directement leurs besoins -, et d'éviter les erreurs et les incompréhensions.

En outre, cette approche permet souvent de gagner plusieurs mois. Enfin, à l'âge où tout le monde parle « d'accompagnement du changement », bien plus que par des séminaires  de communication sur le projet, c'est par l'implication directe des hommes que l'on favorise l'adhésion et qu'on réduit tous les phantasmes.

Ce qui s'applique aux projets ERP, s'applique encore plus aux projets décisionnels, qui, par nature, comportent  une forte dimension politique puisqu'il s'agit de responsabiliser les managers  sur leurs performances.
 
 
Denis Molho & Dominique Piot

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